Základní metodika pro kontroly převodu dat


ÚVOD :

Následující materiál popisuje konkrétní postupy kontroly převedených dat při migraci z původního formátu UNIMARC do formátu MARC21 v nejnovější verzi systému Clavius 6.50.

POTŘEBA KONTROLY :

  Dle našich zkušeností je potřeba provádět kontrolu převáděných dat a to i v případech, kdy konvertor je mnohokrát prověřen předchozími převody v jiných knihovnách. Důvodem jsou lokální specifika v datech. Tyto odlišnosti v katalogizační praxi každé knihovny mohou být natolik specifické, že konvertor na ně neumí patřičně reagovat. Dodatečné úpravy již naostro převedených dat pak jsou velmi problematické a nezřídka nejdou vůbec provést. Proto je kontrola nezbytnou součástí přípravy převodu a je v zájmu knihovny ji provést co možná nejlépe a nejpečlivěji.

DŮLEŽITÁ UPOZORNĚNÍ :

Opravu chyb provádějte v ostrém Clavius s UNIMARC nikoliv v testovací verzi MARC21 (červená)

Převod do formátu MARC21 se netýká :

Naopak pokud přispíváte do souborného katalogu ČR, nezapomeňte je upozornit, že jste přešli na MARC21 !!

VLASTNÍ POSTUP KONTROLY :

Automatická analýza chyb

Automatická analýza chybovosti dat na základě zabudovaných kontrol pravidel formátu MARC21

NEJČASTĚJŠÍ PROBLÉMY :

V tagovém výstupu MARC21 je pod čárou dole seznam nalezených chyb, tento seznam například obsahuje:

Pole 910a má chybnou délku: 0 správně je 6
nemáte nastavenou siglu Vaší knihovny (přiděluje ji NK ČR a každá veřejná knihovna by ji měla mít) Siglu zadáte v menu Pomůcky>Základní údaje o knihovně po přihlášení jako správce.

Pro pole 008 není správně vyplněn kód země vydání
Starší záznamy nemají vyplněnu dvou písmennou zkratku země vydání dokumentu, pokud jsou jich tisíce nemá smysl se tím zabývat.

Podpole 072a je povinné (nesmí chybět)
Máte v záznamech vyplněné pole Konspekt, ale vlastní slovník konspektu máte zastaralý nebo vůbec není v systému Clavius instalován. Instalace je možná přes Aktualizaci autorit z NK.

Pro pole XYZ chybný 1. nebo 2. indikátor
Pokud se jedná o stovky případů, kontaktujte servisní bod, aby provedl synchronizaci polí a zároveň hromadnou opravu indikátorů.

Popis dalších chyb pod čarou najdete zde

Další nalezené problémy (nikoliv chyby pod čarou)

Chybějící údaj v převedených datech: ověřte si zda údaj není v převedených datech na jiném místě v soupisu údajů. Pokud je u převedeného záznamu nenacházíte, informujte mailem pracovníka o tom, že tento údaj chybí, jako příklad stačí jeden maximálně dva příklady záznamů. Nemá smysl předávat více záznamů ani počet o kolik záznamů celkem jde.

V náhledu lístku v převedených datech nejsou údaje umístěny tam, kde je knihovna zvyklá: Toto není problém převodu, pokud tyto údaje jsou v záznamu převedeny a to kompletně. Umístění jednotlivých údajů na lístku je pak věcí dalšího nastavení Clavia. O požadovaných změnách informujte v samostatném mailu.

NAMÁTKOVÁ KONTROLA ZÁZNAMŮ

Je potřeba si vybrat vzorek bibliografických záznamů podle následujících pravidel:

Po nalezení vzorku záznamů v okně katalog provádíte vizuální kontrolu údajů v ukázce lístku
(ikona filtr)  Záložky: Tagový výstup UNIMARC a konvertovaný záznam : Tagový výstup MARC21.

Denně se doporučuje zkontrolovat minimálně 5-10 záznamů jednou osobou.

ROZSAH A OBJEM KONTROLY

Obecně se dá říci, čím více času věnujete kontrole a opravě dat, tím jednodušší bude start práce v novém systému po ostrém převodu dat. Na druhou stranu často dobu kontroly převodu dat určuje sama knihovna a pokud je delší než 2 měsíce je v praxi zaznamenáno, že delší doba byla neefektivní.

FORMA UPOZORNĚNÍ NA ZJIŠTĚNÉ CHYBY

Ideální je posílat zjištěné chyby a nesrovnalosti v převodu formou mailu, kde bude popsán chybný stav s uvedením jednoho maximálně dvou příkladů záznamů kde se nachází. Záznamy identifikujte buď přírůstkovým číslem nebo Názvem dokumentu (doporučujeme používat blok CTRL+C a V) abychom eliminovali překlepy.

Do mailu sepište více zjištěných nedostatků od více kolegyň z Vaší knihovny za delší období.
Odeslaný mail si uschovejte pro následnou kontrolu v opraveném následném převodníku.

Tento dokument spravuje : Jiří Šilha


ZPĚT na hlavní stránku Otázky, připomínky : info@lanius.cz